Les archives des anciens EPCI ne doivent pas être confondues, tant dans le classement que dans le rangement, avec les archives produites et reçues par le nouvel EPCI. Il est alors nécessaire de distinguer ces fonds d’archives en ajoutant un élément distinctif dans la cotation si le fonds est classé ou d’indiquer le nom de l’ancien EPCI sur les boîtes d’archives.

Où conserver les archives d’un syndicat dissous ?

• S’il y a reprise de compétence, les archives seront accueillies par l’EPCI qui reprend la compétence ;
• S’il s’agit d’une simple cessation d’activité sans reprise de compétence, les archives syndicales peuvent être accueillies à la mairie siège (ou EPCIsiège) du syndicat afin qu’elle (il) prenne en charge les archives au moment de la dissolution du syndicat. Si cela pose des difficultés, notamment en matière d’espace disponible, il est également envisageable de transférer ces archives à une autre collectivité anciennement membre du syndicat.

Si un transfert des archives syndicales est envisagé, la totalité des archives doit faire l’objet de ce transfert.

Pour chaque transfert envisagé, il faut remplir un procès-verbal de récolement, afin de formaliser le transfert de responsabilité. Ce document doit être établi en trois exemplaires. Il est à cosigner par le président de la structure dissoute et le responsable de la collectivité accueillant ces archives.

Un exemplaire de ce document est à retourner aux Archives départementales.

N’hésitez pas à contacter les Archives départementales en cas de question ou de difficulté à mettre en œuvre ces dispositions !