Le principe de respect des fonds et de leur provenance

Le fonds d’archives représente ce qui a été produit (et conservé), dans un temps donné, par une personne physique ou morale : par exemple, une administration, un tribunal, une association sportive, un syndicat, une entreprise, une famille, un individu.
La provenance des documents permet d’identifier un fonds, c’est le point de départ du classement, qui doit respecter l’organisation interne des dossiers et la façon dont les documents ont été produits.
Ainsi pour classer le fonds d’une entreprise, il faut d’abord s’attacher à comprendre son fonctionnement et son organisation, tandis que pour classer le fonds d'une famille, il faut commencer par établir la généalogie des différentes branches familiales.

La rédaction d'un inventaire

Les différentes unités (ou articles) composant le fonds (dossiers, plans, registres etc.) sont répartis dans les rubriques d'un plan de classement puis décrites une à une. A chaque article est affectée une référence, appelée cote, qui permet de l'identifier et de le consulter. La cote est composée généralement de deux à quatre éléments.
Par exemple :

• la cote SA 18 désigne le dix-huitième article de la série SA,
• la cote 3 M 25 désigne le vingt-cinquième article de la sous-série 3 M (élections entre 1861 et 1940),
• le groupe de cotes 2 E 1230-1245 correspond aux minutaires du notaire Blanchet de 1650 à 1662, et la cote 2 E 1235 désigne précisément le registre de l’année 1655.